Pauline Bolle, Officemanager.
Schoon schip en orde op zaken. Met een scherpe blik zorgt officemanager Pauline ervoor dat al dat creatieve werk daadwerkelijk loont. Ze factureert wat af en ondersteunt daarin Aart (haar man) en de projectmanagers. Thuis is ze trouwens zélf de baas, grapt ze verderop in dit interview. Pauline is vooral ook de zorgzame collega die ervoor zorgt dat ons team niets, maar dan ook niets, tekortkomt…
Als wij ’s ochtends binnendruppelen kunnen we direct aan de slag. Hoe zorg jij ervoor dat het kantoor soepel functioneert?
“Tijdens de verhuizing naar dit nieuwe kantoor, heb ik meegedacht over de vraag ‘wat zou voor de specialisten een optimale werkplek zijn?’ Een schone, opgeruimde ruimte is in de basis belangrijk. Daarom heb ik een schoonmaakster ingeschakeld die alles netjes bijhoudt. Maar ik regel bijvoorbeeld ook dat er voldoende boodschappen aanwezig zijn.”
“Door dat soort facilitaire zaken aan te sturen zorg ik dat collega’s zo goed mogelijk hun werk kunnen doen, binnen een harmonieuze omgeving. Dat past ook bij mij als persoon. Ik vind het belangrijk dat de sfeer prettig is en dat mensen zich gehoord en gezien voelen. Als dat niet het geval is, merk ik dat op en maak ik dat bespreekbaar.”
Schoon schip dus aan het Stationsplein in Goes. Kun je een voorbeeld noemen van een idee dat je hebt ingebracht ter verbetering van de werkplek?
“Toen we naar dit kantoor verhuisden heb ik een nieuw motto geïntroduceerd: ‘Behandel de werkplek alsof het je eigen huis is en voel je er verantwoordelijk voor.’ Ik ben ermee gestopt om constant de vaatwasser leeg te ruimen of altijd degene te zijn die koffiezet. Als je dat consequent verzorgt, gaan mensen er namelijk van uit dat het vanzelfsprekend is. Ik vind het een mooi streven dat we ons allemaal even verantwoordelijk voelen voor een fijne, opgeruimde en sfeervolle werkomgeving!”
Groot gelijk. Wat hoort er eigenlijk bij het takenpakket van een officemanager?
“Het is grappig dat je dat vraagt, want ik denk dat mijn collega’s inderdaad niet zien wat ik zoal doe. En dat is prima, want ik hoef geen podium. Er zijn allerlei kleine taakjes die ik intuïtief oppak. Als ik de fotograaf bijvoorbeeld hoor zeggen dat ze moeite heeft om alle cameraspullen heen en weer te slepen, besluit ik een bolderkar voor haar aan te schaffen.”
“Naast dat soort praktische zaken, besteed ik het grootste deel van mijn werkweek aan inkoop- en verkoopadministratie, salarissen, inkomende en uitgaande communicatie, contracten, personeelsadministratie, managementondersteuning en soms wat leidinggevende taken.”
Het zal niemand ontgaan dat je dezelfde achternaam hebt als Aart. Hoe zorg je ervoor dat je werk en privé gescheiden houdt?
“Aart en ik hebben vooraf duidelijke afspraken gemaakt en het scheelt ook dat we een jong gezin hebben, waarin veel gebeurt. Dus als we thuis zijn gaat daar alle aandacht naar uit. Natuurlijk ontkom je er niet aan dat je wel eens iets ter sprake brengt, zoals een idee voor een nieuw teamuitje, plannen voor het nieuwe kantoor, etc.”
“Maar het samenwerken voelt ook bijzonder. Voorheen zagen we elkaar niet zo vaak en nu kunnen we ’s ochtends samen de kinderen naar school brengen, waarna we naar kantoor fietsen. Het is ook tof om met elkaar te brainstormen over thema’s die spelen. En het is leuk om te zien hoe hij zijn werk doet en hier in zijn kracht staat. Het is een heel stabiele, rustige man vind ik. Zowel thuis als bij BlackDesk. Het enige verschil is eigenlijk dat ik thuis de directeur ben…”
Als officemanager (hier) en moeder van drie kinderen (thuis) lijk je me een expert in multi-tasking. Hoe zit dat?
“Wij hebben gelukkig de zegen dat het goed gaat met onze kinderen, maar als ouder moet je inderdaad aan zoveel kleine dingen denken. En dat geldt hier ook. Soms zie ik BlackDesk dus als één groot huishouden.”
“Ik heb compassie voor mensen die door de maatschappij met een schuin oog worden aangekeken.”
Je hebt geen achtergrond in marketing en communicatie. Maar wel véél ervaring in de omgang mensen. Wil je daar iets over vertellen?
“Het klinkt misschien gek, maar ik had als kind al een fascinatie voor mensen met een verslaving. Dat heeft me ertoe gebracht om in de verslavingszorg en psychiatrie te gaan werken, voornamelijk gericht op de volwassenenhulpverlening voor vrouwen. Ik deed dat jarenlang in Amsterdam.
“Ik vind het namelijk mooi om mensen liefde te geven en het gevoel dat ze wat waard zijn. Door geduld, maar ook door duidelijkheid en kennis kun je degenen die dat nodig hebben sterker maken. Ik heb – en dat komt deels vanuit mijn geloofsovertuiging – compassie voor mensen die door de maatschappij met een schuin oog worden aangekeken.”
Dat komt echt uit je hart merk ik. Is het iets wat je naast BlackDesk daarom nog doet?
“Dat klopt, daar ligt m’n kracht. Wij gaan naar een kerk waar we soms mensen tegenkomen die te maken hebben met uitdagingen en moeilijkheden. In zulke gevallen probeer ik er voor hen te zijn. Daarnaast bezoek ik nog steeds een aantal voormalige cliënten en ik sta open voor mensen die op mijn pad komen. Als iemand behoefte heeft aan mijn steun, ben ik er graag voor die persoon.”
Je bent empathisch maar ook zelfverzekerd. Past jouw karakter goed bij de uitdagingen die je als officemanager tegenkomt?
“Dat denk ik wel. Er zijn momenten waarop je iemand opbelt vanwege een openstaande betaling. Ik ben altijd open en begripvol tijdens zo’n gesprek, maar er zijn ook situaties waarin ik duidelijk grenzen moet stellen en afspraken maak. Dat is mijn assertieve kant. Ik hou er ook stiekem wel van als mensen lastig zijn en ik til daar niet zwaar aan.”
Het is geen geheim: jij bent into theater. Wil je wat meer over deze interesse vertellen?
“Naast het werk en gezinsleven was ik op zoek naar iets voor mezelf. Een hobby waarin ik nieuwe energie opdoe. Ik heb altijd plezier gehad in het uiten van mezelf en ik vind het ook leuk om mensen te laten lachen. Met een musicalgroep repeteer ik voor een voorstelling die we in de Schouwburg in Middelburg opvoeren.”
Een voorstelling! Wat staat er te gebeuren?
“In het toneelstuk zijn mensen bang om in de schijnwerpers te staan, omdat creativiteit werd gezien als een virus, maar door therapie kunnen ze hun talenten opnieuw ontdekken en delen. Ik speel twee rollen: een gebarentolk en een therapeut. Ik zing ook mee in het koor en er is dans. Het is heel afwisselend.”
Opmerkelijk hoe toepasselijk dat is. Daarin komt alles samen: therapie, het creatieve aspect en je liefde voor toneel…
“Dat klopt, het is heel toepasselijk op mezelf. Ik vind het leuk om extreem te zijn in mijn rollen door iets heel uitbundigs te spelen. Dat zit van nature in me, maar ik had altijd het gevoel dat mensen dat niet konden waarderen. Nu kan ik het eindelijk ongeremd doen.”
Tot slot. Je ziet er altijd goed gekleed uit. Een expressieve bril, opvallende schoenen en een goed pak. Waar haal je inspiratie vandaan?
“Van de straat en mensen om me heen? Ik vind het inderdaad leuk om ermee bezig te zijn. Het is denk ik in Amsterdam ontstaan, daar keek ik m’n ogen uit. Ik hou gewoon niet zo van standaard en van hokjes. Of het nu gaat om kleding, m’n uitstraling of de manier waarop ik mijn leven leid.”
